Arkivering

Arkivering är lagrandet av bokföringsdata över tid — inte för dagligt bruk utan för att uppfylla juridiska krav på att bokföringen ska kunna återkallas om Skatteverket, revisorn eller en rättslig tvist kräver det.

Redofy sköter arkiveringen automatiskt, men du har som kund ansvar för att förstå vad som gäller — särskilt för pappersoriginal som du skannat in.

Grundregeln — 7 år

Bokföringslagen 7 kap 2 §:

“Räkenskapsinformation ska bevaras i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt i Sverige fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.”

I praktiken: om räkenskapsåret är 1 januari 2026 – 31 december 2026 måste bokföringen bevaras till och med 31 december 2033 (7 år efter 2026).

Vad som omfattas

Allt som är räkenskapsinformation:

• Verifikationer — alla bokförda verifikationer.
• Grundbok (journalen) — kronologisk lista.
• Huvudbok — per konto.
• Underlag — fakturor, kvitton, bankfiler, avtal som påverkar bokföringen.
• Årsredovisningar — inklusive revisionsberättelse.
• Deklarationer och kvittenser — skatte- och momsdeklarationer.
• Behandlingshistorik — audit trail enligt 5 kap 11 §.
• Systemdokumentation — hur bokföringen förts (vilket system, vilka regler).

Redofys digitala arkivering

Alla digitala dokument lagras i Cloudflare R2 (object storage) med:

• EU-region — data lämnar inte Europa.
• Kryptering i vila — AES-256-GCM.
• Kryptering i transport — TLS 1.3.
• Versionering — historik över ändringar på samma dokument.
• Retention-lock — dokument kan inte raderas förrän 7-årsperioden är slut.

Sökbart via metadata — du hittar dokument via datum, motpart, belopp, kopplad verifikation.

Pappersoriginal och BFNAR 2013:2

Skannade pappersoriginal (kvitton, fakturor som kommit på papper) omfattas av BFNAR 2013:2 — Bokföringsnämndens regel om digital arkivering:

• Skanna direkt — så snart pappret kommer in.
• Arkivera digitalt i 7 år som vanligt.
• Arkivera pappersoriginalet i 3 år parallellt.
• Efter 3 år får pappret makuleras — den digitala kopian är tillräcklig.

Totalt alltså 7+3 års arkiveringsperiod för pappersoriginal (7 digital + 3 papper).

Caution

Att slänga pappersoriginalet tidigare än 3 år efter skanning är en överträdelse av BFNAR 2013:2 och kan leda till att bokföringen inte anses uppfylla lagkraven. Detta är ditt ansvar — Redofy lagrar bara den digitala delen.

Vad som INTE räknas som räkenskapsinformation

• Utkast — verifikationsutkast som aldrig bokförts. Kan raderas.
• Intern korrespondens — mejl mellan anställda om bokföringsrelaterade frågor.
• Tidsregistreringar om de inte är underlag för fakturering.
• Analyser och rapporter som inte är del av årsredovisningen.
• Strategiska planer och prognoser.

Dessa kan raderas utan att bryta arkiveringskraven. Redofy har separat retentionsstyrning för denna kategori.

Skadestånd vid förlorad arkivering

Om ett företag förlorar arkivmaterial (brand, digital krasch utan backup) är det företagets ansvar:

• Bokföringsbrott kan ifrågasättas om förluster är oaktsamma.
• Skatteverkets presumtion — om räkenskapsinformation saknas kan SKV anta det värsta och uppskatta skatt skönsmässigt.

Redofy:s arkiv är:

• Georedundant — data replikeras mellan flera datacentra.
• Backup-tested — regelbundet återläsningstestade.
• Single-point-of-failure-fri — ingen enskild komponent har all data.

Sannolikheten för förlust via Redofy är mycket låg. För absolut garanti (om du är paranoid) bör du ändå exportera en kopia av bokföringen lokalt årligen.

Export för extern arkivering

Vill du arkivera oberoende av Redofy:

1. Ekonomi → Årsbokslut → Exportera arkivpaket när räkenskapsåret är stängt.
2. Paketet innehåller:
   • SIE-4 av hela årets bokföring.
   • Alla kvitton, fakturor och övriga underlag som ZIP.
   • Årsredovisning som PDF + iXBRL.
   • Revisionsberättelse om sådan finns.
   • Behandlingshistorik som JSON.
   • Systemdokumentation (beskrivning av hur bokföringen förts).
3. Signerat med Redofys nyckel för äkthetsverifiering.

Spara paketet på en separat lagringsplats — egen NAS, extern disk, annan cloud, pappersutskrift i valv. Olika företag väljer olika nivåer.

Vid uppsägning av abonnemang

När du säger upp Redofy:

1. Dag 0 — uppsägning tas emot.
2. Dag 0–30 — du kan logga in och arbeta som vanligt. Data finns kvar.
3. Dag 30 — prenumerationen stängs. Data ligger i cold storage.
4. Dag 30–60 — reaktivering möjlig utan dataförlust.
5. Dag 60 — arkivpaket genereras automatiskt och skickas till registrerad mejl.
6. Dag 60–90 — paketet kan laddas ned via en signerad länk.
7. Dag 90 — data raderas permanent.

Caution

Ditt ansvar: ladda ner arkivpaketet och lagra det säkert innan dag 90. Redofy kan inte återställa data efter radering — det är en definitiv åtgärd för att uppfylla GDPR-förpliktelser.

Behöver du BFL-förpliktelsen för 7-årsarkivering måste paketet arkiveras fortsättningsvis utanför Redofy.

Migration till annat system

Om du flyttar till ett annat bokföringssystem:

1. Exportera arkivpaketet från Redofy.
2. Nya systemet importerar SIE-4 för att starta med rätt balans.
3. Historiska kvitton och underlag kan laddas upp vid behov, men arkiveras oftast separat (t.ex. som ZIP på egen lagring).

SIE-formatet är standardiserat så migration till Fortnox, Visma, Bokio eller andra svenska system fungerar utan dataförlust för själva bokföringen.

Dokumentformat och framtid

Risker över lång tid:

• Filformat kan bli föråldrade — PDF är idag robust, men i 50 år från nu är det osäkert.
• Läsverktyg kan försvinna — äldre proprietära format (tidigare bokföringssystem) är ofta svåra att läsa idag.

Redofy använder:

• PDF/A för långvarig PDF-arkivering — en ISO-standard för arkivspecifika PDF:er.
• SIE-format — textbaserat, maskinoberoende.
• JSON och XML för strukturerad data — standarder med lång förväntad livstid.
• PNG och JPEG för bilder — välbevarade, öppna standarder.

Kostnaden för att bevara dessa format är låg jämfört med att behöva konvertera om 30 år.

Rättsligt bevisvärde

Digitalt arkiv är likställt med papper enligt svensk bokföringslag. Kraven är:

• Integritet — dokumentet får inte ha ändrats efter arkivering. Redofys hash-kedjor + Merkle-checkpoints uppfyller detta.
• Läsbarhet — dokumentet ska kunna visas på begäran. Redofys arkiv har upp till 4 timmar SLA för åtkomst.
• Äkthet — ska kunna bevisas vara original. Redofys signering uppfyller detta.

Vid en skatterevision eller domstolstvist accepteras Redofys digitala arkiv som juridiskt bindande bevis.

Ovanliga fall

Arkivering av utländska bolag

Svensk bokföringslag kräver arkivering i Sverige. För filialer av utländska bolag kan undantag ges men kräver ansökan. Redofy lagrar alla tenants i EU — för svensk filial är EU-lagring acceptabelt för BFL-ändamål.

Arkivering på pappersform

Du får om du vill arkivera hela bokföringen på papper — men det är opraktiskt och dyrt. Redofy har ingen utskriftstjänst; du får skriva ut själv. De flesta väljer digital arkivering.

Arkivering efter konkurs

Vid konkurs tar konkursförvaltaren över ansvaret för arkiveringen under processtiden. Redofy samarbetar med konkursförvaltaren för att ge åtkomst till bokföringen.

Efter konkursens avslut kan arkivet tas över av företagets ägare eller — om ingen finns — arkiveras med Riksarkivet.