Journal / Grundbok

Journalen (eller grundboken) är den kronologiska listan över alla bokförda verifikationer. Det är så Skatteverket, revisorn och Bokföringslagen ser bokföringen — en strikt numrerad sekvens utan luckor, utan ändringar, där varje post har ett unikt verifikationsnummer.

Vad journalen innehåller

Varje rad är en verifikation, alltså en avslutad bokföringspost där debet och kredit balanserar. För varje verifikation ser du:

• Verifikationsnummer — ett stigande heltal som tilldelas vid bokföring, aldrig återanvänds.
• Datum — transaktionsdag (inte registreringsdag).
• Beskrivning — kort text, ofta från fakturan, kvittot eller bankraden som ligger bakom.
• Konton — debet- respektive kreditkonto, eller en sammanfattning om verifikationen har fler rader.
• Belopp — totalt debet och kredit. Dessa ska alltid vara lika, annars skulle verifikationen inte ha bokförts.

Klicka på en rad för att öppna verifikationen i sin detaljvy under Ekonomi → Verifikationer med alla konteringsrader, underlag och eventuell behandlingshistorik.

Filter

Tre kontroller styr vad som visas:

• Från och Till datum — standard är årets början till idag. Justera för att se en specifik månad eller kvartal.
• Räkenskapsår — för SIE-export (se knappen Exportera SIE).

Sökfältet kommer i nästa release; just nu filtrerar du via datumintervallet eller går via Huvudbok för att söka på konto och motpart.

Summering

Ovanför tabellen visas tre KPI:er för det valda intervallet:

• Antal verifikationer — total summa bokförda rader.
• Total debet — summa av alla debitering i perioden.
• Total kredit — summa av alla kreditering i perioden.

Debet och kredit ska alltid vara lika. Skiljer de sig handlar det om en pågående import eller en bugg — rapportera i så fall till support, och ta inte beslut baserat på den rapporten innan differensen förklarats.

Exportera SIE

Knappen Exportera SIE uppe till höger laddar ner hela årets journal som en SIE-4-fil (standardformat för bokföringsexport i Sverige). Revisorn kan läsa in filen i sitt eget system — Fortnox, Visma, Hogia eller vad det nu är.

SIE-4 är strukturerad för full ögonblicksläsning. Vill du ha partiella export (bara saldon, bara objekt) eller andra format (Excel, PDF) — se SIE-export respektive Export.

Vad grundboken inte visar

• Utkast (drafts) — verifikationer som Bokföringsagenten eller Kvittoagenten skapat men du inte godkänt. De hittas under Ekonomi → Verifikationer → Utkast.
• Makulerade verifikationer — finns inte, per definition. En bokförd verifikation får enligt Bokföringslagen 5 kap 5 § inte ändras eller tas bort. Rättelser görs som rättelseverifikation — en ny verifikation med motsatta tecken som länkas till originalet.
• Periodiseringar som ännu inte lösts upp — de ligger bokförda, men i kommentaren ser du första bokningsdatum.

Bokföringslagens krav

Enligt 5 kap 1 § Bokföringslagen ska en grundbok föras löpande i kronologisk ordning. I praktiken innebär det:

• Inga luckor i numreringen — om verifikation 127 finns, måste 126 också finnas.
• Tidsnära bokföring — kassahändelser ska bokföras senast dagen efter, övriga senast vid utgången av månaden efter transaktionsmånaden.
• Identifierbara underlag — varje verifikation ska ha ett underlag som styrker den (faktura, kvitto, bankutdrag), och underlaget ska gå att hitta tillbaka från verifikationen.

Redofy följer alla tre automatiskt: numrering tilldelas av systemet och kan inte överhoppas, Kvittoagenten och Bankagenten flaggar när bokföring dröjer, och varje verifikation har sitt digitala underlag bifogat.

Tip

Att granska grundboken regelbundet — en gång i månaden räcker — är den bästa hälsokontrollen för en aktivt bokförd verksamhet. Du ser direkt om något saknas, om en verifikation hamnat fel månad, eller om en autobokning råkat skapa dubbletter.