Kundfakturor

En kundfaktura är en faktura du skickar till en kund. Den bokförs automatiskt av Bokföringsagenten när du skickar den: debet på kundfordringar (1510), kredit på försäljning (3000-serien) och moms på utgående momskonto (2611 för 25 % moms).

Skapa faktura

Gå till Ekonomi → Kundfakturor → Ny faktura.

1. Välj kund. Antingen från registret eller skapa ny direkt. En ny kund sparas automatiskt med namn, organisationsnummer, fakturaadress och e-post.

2. Lägg till fakturarader. Varje rad har beskrivning, antal, à-pris och momssats (25 %, 12 %, 6 % eller momsfritt). Redofy räknar ut momsen per rad.

3. Välj fakturadatum och förfallodag. Standard är 30 dagars betalningsvillkor; du kan ändra per faktura. För fakturor till konsument gäller konsumenträttslig minimifrist — Redofy varnar om du sätter för kort.

4. Ange fakturanummer. Tilldelas automatiskt i nummerordning per räkenskapsår. Ingen lucka — om du avbryter en faktura kommer samma nummer tillbaka nästa gång du skapar en.

5. Lägg till betalinformation. Bankgiro/plusgiro och OCR-nummer genereras automatiskt från fakturanumret enligt svensk OCR-standard (MOD10/MOD11 beroende på fältlängd).

6. Granska och skicka. Klicka Skicka för e-post eller Ladda ned PDF för manuell hantering. Fakturan bokförs i samma moment.

Note

Fakturan är oåterkallelig så snart den skickats — det är en juridisk handling. Behöver du rätta efter utskick gör du en kreditfaktura (se nedan).

ROT- och RUT-avdrag

För företagare som utför ROT- eller RUT-arbete (byggnadsarbete, städning, flytthjälp etc.) kan du lägga till avdragsrader i fakturan.

1. Lägg till en fakturarad med Typ: ROT eller Typ: RUT.
2. Ange kundens personnummer och hur stor del av arbetskostnaden som är avdragsgill.
3. Redofy räknar ut skattereduktionen (30 % ROT, 50 % RUT) och visar kundens att-betala-belopp efter avdrag.

När kunden betalat sin del begär Redofy in resterande del från Skatteverket via Ekonomi → ROT-RUT → Skicka ansökan. Betalningen bokförs automatiskt på konto 1513 (ROT/RUT-fordran hos Skatteverket) tills SKV betalar ut.

Kräver att ditt företag är godkänt för F-skatt och har registrerat sig hos Skatteverket för ROT/RUT-hantering.

Momshantering

Redofy väljer rätt momskonto baserat på fakturaradens momssats och kundens typ:

• Svensk privatperson eller företag, 25 % → 2611 utgående moms 25 %.
• Svensk kund, 12 % → 2621.
• Svensk kund, 6 % → 2631.
• EU-kund, företag med VAT-nummer → omvänd skattskyldighet, ingen svensk moms; redovisas i periodisk sammanställning.
• EU-kund, privatperson → svensk moms 25 % på varor, undantag per tjänsteklass.
• Tredje land → momsfri export, konto 3105.

Redofy validerar EU VAT-nummer mot VIES i realtid när du skriver in det. Ogiltigt nummer → fakturan fortsätter som inhemsk försäljning med moms.

Påminnelser

Under Ekonomi → Kundfakturor → Påminnelser ser du förfallna fakturor. Två automatiska steg är förkonfigurerade:

• Vänlig påminnelse — skickas 7 dagar efter förfallodag. Ingen påminnelseavgift.
• Inkassobrev — skickas 7 dagar efter vänlig påminnelse. Påminnelseavgift 60 kr och dröjsmålsränta enligt referensräntan + 8 %.

Du kan stänga av automatik per kund (t.ex. långvariga affärspartners) eller per faktura.

Tip

Automatiska påminnelser skickas bara till kunder som har fakturerats via e-post. PDF-fakturor du laddar ned och skickar manuellt följer inte automatiken — du får en notis i inkorgen istället.

Kreditfaktura

Behöver du annullera eller korrigera en skickad faktura:

1. Öppna fakturan under Ekonomi → Kundfakturor.
2. Klicka Skapa kreditfaktura.
3. Välj Annullera (kreditera hela beloppet) eller Delkredit (ange belopp).
4. Skicka kreditfakturan till kunden.

Kreditfakturan får ett eget fakturanummer och bokförs som en rättelseverifikation — originalet står kvar oförändrat enligt Bokföringslagens oföränderlighetsprincip.

Fakturan när kunden betalar

När betalningen kommer in på ditt bankkonto:

1. Bankagenten upptäcker betalningen i bankimporten och matchar mot OCR-numret.
2. Bokföringsagenten bokför betalningen: debet 1930 (bank), kredit 1510 (kundfordran).
3. Avstämningsagenten markerar fakturan som betald i kundreskontran.

Om OCR-numret saknas eller är fel föreslår Bankagenten match mot förfallna fakturor med rätt belopp — du bekräftar eller avvisar. Delbetalningar hanteras genom att bokföra mot 1510 och lämna kvarvarande belopp öppet på fakturan.

E-faktura och Peppol

Redofy skickar e-fakturor via Peppol till kunder i offentlig sektor och större privata företag som tagit emot Peppol-fakturor. Du anger det per kund under kundkortet (Affär → Kontakter → Kund → Fakturakanaler).

För kunder som inte är anslutna till Peppol skickas fakturan som PDF via e-post — fortfarande signerad och spårbar, men utan strukturerad data.