OCR

OCR är fakturaläsaren — en drop-zone där du släpper en bild eller PDF av en leverantörsfaktura, och Redofy extraherar alla fält automatiskt.

Vilka fält som extraheras

För en typisk leverantörsfaktura extraherar OCR:

• Fakturanummer — leverantörens referensnummer.
• Organisationsnummer — motpartens org.nr (svenskt eller internationellt).
• Totalbelopp — brutto, inkl moms.
• Moms per sats — 25 %, 12 %, 6 % separerat.
• Leverantörsnamn — från fakturahuvudet eller stämpel.
• Fakturadatum — utfärdandedatum.
• Förfallodatum — sista betaldag.
• OCR-referens — det långa numret på plusgiro- eller bankgiroinbetalningskortet.

Utöver de strukturerade fälten sparas hela textinnehållet som rådatta — sökbart via Dokument-fliken.

Bildkvalitet

Redofy klassificerar bildkvaliteten i fyra nivåer:

• Utmärkt — 300+ DPI, skarp, läsbar även vid skalning. Digital PDF eller nyscannad faktura.
• Bra — 200–300 DPI, tillräcklig för alla OCR-fält.
• OK — 100–200 DPI. Något osäker på detaljer; OCR funkar men fält med små siffror (t.ex. OCR-referens) kan tappas.
• Dålig — under 100 DPI eller med kraftig skuggning. OCR försöker men resultatet är osäkert — ta om bilden om möjligt.

Kvaliteten visas som en badge i resultatpanelen tillsammans med pixel-upplösning och beräknat DPI.

Konfidens per fält

Varje extraherat fält får ett eget konfidenstal mellan 0 och 100 %:

• ≥ 90 % — grön badge. Fältet är i praktiken alltid rätt.
• 70–89 % — gul badge. Troligen rätt, men sparrstenkontroll rekommenderas. Redofy skriver in fältet i utkastet men markerar det som behöver granskning.
• < 70 % — röd badge. Osäkert. Fältet står tomt i utkastet; du fyller i manuellt eller tar ny bild.

Klicka på ett fält för att se vilken del av bilden OCR hämtade värdet från — en rektangel markeras i förhandsvisningen.

Steg för steg

1. Släpp filen. Drag in bilden eller PDF:en, eller klicka Välj fil. Stöd för JPEG, PNG, och PDF (upp till 25 MB).

2. Vänta på extraktion. Tesseract gör OCR på bilden och en svensk fakturaparser plockar ut de strukturerade fälten (fakturanummer, org.nr, belopp, datum, OCR-referens). Tar typiskt 3–8 sekunder.

3. Granska resultatet. Resultatpanelen visar alla extraherade fält med konfidens. Fält med låg konfidens är markerade röda.

4. Justera manuellt om behövs. Klicka på ett fält för att ändra — rätta belopp, OCR eller förfallodag.

5. Skapa leverantörsfaktura. Klicka Skapa faktura. En leverantörsfaktura registreras under Ekonomi → Leverantörsfakturor med fälten förifyllda. Bilden kopplas automatiskt till fakturan som underlag.

6. Bokför. Bokföringsagenten föreslår kontering baserat på leverantörsnamn och tidigare bokföring av samma leverantör. Godkänn för att bokföra.

Mejl-flödet

För att göra det ännu enklare kan du vidarebefordra leverantörsfakturor som mejl direkt till din tenants faktura-mejlalias (se Inställningar → Integrationer). Processen blir:

1. Du får fakturan som bilaga i din arbets-mejl.
2. Du vidarebefordrar mejlet till din Redofy-faktura-adress.
3. Servern kör samma OCR som drop-zone.
4. En leverantörsfaktura registreras automatiskt, med OCR-konfidens per fält.

För fakturor med 90 %+ konfidens på alla fält skapas verifikationsutkast direkt. För fakturor med lägre konfidens kommer du in till Redofy och granskar — väntar i Ekonomi → Leverantörsfakturor → Obehandlade.

Varningar

OCR-fliken visar eventuella varningar per analys:

• Saknad OCR-referens — vanligt för utlandsfakturor som betalas via IBAN. Inte ett fel, bara en anteckning.
• Moms anges inte — fakturan saknar moms-radspecifikation. Viktigt vid representation där moms inte får dras utan specifikation.
• Okänd leverantör — leverantören finns inte i din leverantörsregister. Redofy kan lägga in den automatiskt eller föreslå en befintlig.
• Förfallodag före fakturadatum — troligen fel, bör granskas.

Tip

För återkommande leverantörer blir OCR-flödet både snabbare och säkrare över tid. Redofy kommer ihåg leverantörens namnformatering, organisationsnummer och vanliga kontering — andra gången du får en faktura från samma leverantör är 95 %+ konfidens nästan garanterat.

Skillnad mot Kvitton-fliken

OCR-fliken fokuserar specifikt på leverantörsfakturor — mer struktur, fler fält, kopplas till leverantörsreskontran.

Kvitton är för kostnadsunderlag — restaurang, bensin, kontorsmaterial. Kvittoflödet går via en egen pipeline och kopplar till ett kostnadskonto i stället för till leverantörsreskontran.

Pipelinerna är medvetet olika: leverantörsfakturor läses med Tesseract + svensk faktura-parser (deterministisk, billig, kan köras lokalt), medan kvitton läses med Claude Haiku + Vision (bättre på dåliga bilder och ovanliga layouter, till en liten ton-kostnad per kvitto). Valet styrs av dokumentets format och Redofys egen bedömning av att fakturor har tillräckligt mycket struktur för att regex-parseringen ska räcka.