Avstämningsagenten

Avstämningsagenten är kontrollinstansen. Den matchar bankens verklighet med bokföringens speglade verklighet — löpande för varje bankrad, och fördjupat vid varje månadsslut.

Matchningsförslag och månadsavstämningen visas i Bank → Avstämning:

Två körningsmönster

Avstämningsagenten har två separata modus:

Löpande matchning

Varje gång en bankrad kommer in eller en verifikation bokförs, undersöker agenten om de hör ihop:

• Bankrad → Verifikation — finns en bokförd verifikation med samma datum (±3 dagar) och samma belopp mot konto 1930? Matcha.
• Verifikation → Bankrad — nybokförd verifikation med 1930; finns en oavstämd bankrad som stämmer? Matcha.
• OCR-koppling — om kvitto eller faktura har OCR-referens och bankraden har samma OCR → matcha direkt.

Matchningen är inte commitande — den skapar ett matchningsförslag som antingen konfirmeras av dig eller automatiskt om konfidensen är över 95 %.

Månadsavstämning

Vid månadsslutet triggas Avstämningsagenten av schedule.month_end:

1. Gå igenom alla bankrader under månaden — varje ska ha en matchande verifikation.
2. Gå igenom alla 1930-verifikationer — varje ska ha en matchande bankrad.
3. Avstämma:
   • Bank — saldo 1930 i bokföringen mot saldo hos banken.
   • Kundreskontra — 1510 mot summa öppna fakturor.
   • Leverantörsreskontra — 2440 mot summa öppna leverantörsfakturor.
   • Moms — utgående och ingående konton mot momsdeklarationsunderlaget.
   • Skattekonto — 1630 mot SKV Skattekonto.
   • Periodiseringar — 1790 och 2990 mot pågående periodiseringsplaner.

Resultatet är en avstämningsrapport per område med status: Avstämt, Differens, Ej genomförd. Finns en differens visar rapporten troliga orsaker — “3 bankrader saknar verifikation, 1 verifikation saknar bankrad, avrundningsöre på 17 kr”.

Modellval — Haiku 4.5

Matchning är mönsterkänsligt men deterministiskt — ett exakt beloppsmatch är antingen rätt eller fel. Avstämningsagenten använder Claude Haiku 4.5 eftersom:

• Volymen är hög — varje ny bankrad triggar en matchningsomgång, och en aktiv verksamhet genererar hundratals per månad.
• Uppgiften är smal — “hitta öppen faktura inom ± 7 dagar och ± 2 kr, eller fall tillbaka på mönstermatch” går att lösa med exakta verktygsanrop.
• Eskaleringspath finns — gränsfall som agenten inte tryggt kan avgöra skickas som “Granska själv” till din inkorg, där du fattar beslutet manuellt.

Komplexa differensförklaringar — delbetalningar, bankavgifter, växelkursskillnader — hanteras i Månadsavstämningens översikt där Avstämningsagenten sammanställer kvarvarande oavstämda rader med förslag på åtgärd per rad. Behövs djupare resonemang delegeras det till Bokföringsagenten (Sonnet) via en rättelseverifikation.

Matchningstyper

Agenten använder fem matchningsstrategier i prioritetsordning:

1. OCR-match — perfekt träff: bankradens OCR-referens matchar en öppen faktura. Konfidens 100 %.
2. Beloppsmatch inom samma datum — samma belopp, samma dag. Konfidens 95 %+.
3. Belopp + datum ± 1 dag — vanligt för kortköp (transaktionsdatum hos butiken vs bokföringsdatum hos banken).
4. Motpart + närapå belopp — samma leverantör, belopp inom 1 % skillnad (t.ex. avrundning).
5. Mönstermatch — “bankraden ser ut som en återkommande betalning agenten sett tidigare” — används för månatliga autogiron och liknande.

Förslag under 80 % konfidens markeras som Granska själv och landar i din inkorg utan automatisk bekräftelse.

Differenser — troliga orsaker

När en avstämning visar differens är agenten tränad att föreslå orsaker:

Differenstyp	Trolig orsak	Föreslagen åtgärd
Saknad verifikation för bankrad	Du har fått en betalning men leverantörsfakturan är inte registrerad	Registrera leverantörsfakturan under Ekonomi → Leverantörsfakturor
Saknad bankrad för verifikation	En bokförd utbetalning har inte gått iväg ännu	Kontrollera att betalfilen skickades; kanske väntar den i bankens signeringskö
Belopp skiljer sig	Avrundningsöre eller växelkurs	Bokför differensen mot 3740 (öresutjämning) eller 7970 (valutakursförluster)
Dubbelbokfört	Samma faktura har registrerats två gånger	Skapa rättelseverifikation för den ena
Fel period	Verifikationen är bokförd i fel månad	Rätta via rättelseverifikation med rätt transaktionsdag

Alla föreslagna åtgärder länkas till den faktiska verifikationen eller fakturan så du kan öppna direkt och åtgärda.

Avstämningsrapport

Månadens rapport innehåller per område:

• Status (Avstämt / Differens / Ej genomförd).
• Bokfört saldo — från huvudboken vid periodens slut.
• Verkligt saldo — från bank, reskontra eller externt register.
• Differens — noll om allt stämmer, annars beloppet.
• Antal matchade rader — hur många transaktioner som matchats.
• Antal oavstämda rader — kvarvarande.
• Trolig förklaring — vid differens.

Rapporten är nedladdningsbar som PDF och kan skickas till revisorn. Den ligger också tillgänglig i Ekonomi → Avstämning.

Tip

Kör månadsavstämning innan momsdeklarationen lämnas in. En differens på momskontona (2611, 2621, 2631, 2640) betyder nästan alltid att det finns verifikationer som inte kommer med korrekt i momsrapporten. Det är mycket enklare att rätta innan deklarationen går iväg.

Låsa perioden

När en månad är fullständigt avstämd kan du låsa den. Efter låsning:

• Inga nya verifikationer med transaktionsdatum inom perioden kan skapas.
• Endast administratörsbehörighet att låsa upp igen.
• Loggas i behandlingshistoriken.

Avstämningsagenten rekommenderar låsning när perioden är 100 % avstämd. Är det fortfarande differenser väntar agenten med rekommendationen tills de är utredda.

Revisoragenten tar vid

Revisoragenten ärver avstämningsagentens arbete. När månaden är låst och allt stämmer kör Revisoragenten nattligen en djupare analys som letar efter:

• Statistiska avvikelser i jämförelse mot föregående månader.
• Ovanliga konton som fått transaktioner i perioden.
• Saknat underlag på äldre verifikationer.
• Intern konsistens — periodiseringar som inte löses upp, fordringar som inte betalats.

Detta är inte Avstämningsagentens jobb; men ordentlig avstämning är förutsättningen för att Revisoragenten ska kunna göra sitt.

När agenten är av

• Bankrader kommer in men matchas inte automatiskt.
• Öppna verifikationer och bankrader ligger oavstämda under Bank → Avstämning.
• Du måste manuellt trycka Matcha på varje par.
• Inga månadsavstämningsrapporter genereras.

För aktiva företag är detta betydligt tidsödande — ofta hundratals rader per månad som kräver manuell matchning.