Kontakter

Kontakter är företagets operativa adressbok. Det är bredare än kundregistret under Inställningar — du kan lägga in personer och företag utan att de behöver vara fakturerbara kunder eller leverantörer.

Kontaktlistan med kolumner för namn, organisationsnummer, typ, e-post, totalt, senaste aktivitet och status — blandade kunder och leverantörer i en enda vy.

Kontakttyper

Fyra typer:

Kund — du skickar fakturor till dem. Synkroniseras med kundregistret under Inställningar → Register.
Leverantör — du får fakturor från dem. Synkroniseras med leverantörsregistret.
Prospect — potentiell framtida kund. Har ingen koppling till bokföring förrän hen blir kund.
Partner — samarbetspartners, resellers, rekommendationsgivare. Bokförs sällan direkt.

Samma person kan ha flera typer — t.ex. vara både kund (du säljer konsulttjänster) och leverantör (de hyr ut ett möteslokal åt dig).

Kolumner

Namn — person eller företagsnamn.
Organisation — företagsnamn om kontakten är en person knuten till ett bolag.
E-post — primär kontakt.
Telefon — valfritt.
Typ — kund, leverantör, prospect, partner.
Senaste aktivitet — tidpunkt för senaste mejl, faktura eller kommentar.

Skapa en kontakt

Kontakter skapas där de behövs — flödet är medvetet förankrat vid den transaktion som motiverar dem:

För kunder: skapa första kundfakturan under Ekonomi → Kundfakturor → Ny faktura. Välj Ny kund i kundväljaren. Kontakten läggs automatiskt till i registret.
För leverantörer: lägg till leverantör när du registrerar första leverantörsfakturan under Ekonomi → Leverantörsfakturor — samma mönster.
För prospects och partners: hantera via Google Contacts eller ett CRM och importera historik när relationen aktiveras (t.ex. när du skickar första fakturan).

Redigera en kontakt

Klicka på en rad för att öppna kontaktens detaljvy:

Grunduppgifter — namn, organisation, adress.
Kontaktsätt — e-post, telefon, webb.
Kontakttyp och status — kund, leverantör, aktiv/inaktiv.
Historik — alla fakturor, mejl och verifikationer som kopplats till kontakten.
Anteckningar — fritext för kommentarer, mötesminnen, påminnelser.

Ändringar sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Koppla kontakt till transaktion

När kontakten används i en faktura eller verifikation skapas en automatisk koppling. Klickar du på kontakten ser du hela historiken — vilka fakturor, vilka mejl, vilka bokförda transaktioner.

Detta är särskilt användbart vid:

Kundgenomgång — “vad har vi gjort med denna kund historiskt?”
Leverantörsavstämning — “vilka fakturor har kommit från dem i år?”
Reskontra-analys — öppna saldon per motpart.

Sammanfoga duplikat

Om samma person hamnat i listan flera gånger (olika stavningar, olika organisationsnamn):

Välj en av raderna.
Klicka Slå ihop med…
Välj den andra raden.
Redofy flyttar all historik (fakturor, mejl, kopplingar) till den behållna raden och tar bort den andra.

Sammanslagning är reversibel i 24 timmar. Efter det är den permanent.

Export

Knappen Exportera ger dig kontakterna som CSV eller Excel. Användbart för:

Import till Google Contacts eller Outlook.
Rapportering till ägare/säljteam.
Backup inför systembyte.

Alla kontaktuppgifter omfattas av GDPR. Redofy lagrar dem så länge företaget är en aktiv kund; vid uppsägning raderas de efter 30 dagar (såvida de inte finns i en bokförd verifikation, då arkivkravet gäller).

Kontakt som uttryckligen begär radering kan plockas bort från registret manuellt — men verifikationer som historiskt hänvisar till dem ligger kvar enligt Bokföringslagen. Se Inställningar → Compliance för mer om denna hantering.