Dokument — översikt

Dokument är det gemensamma arkivet för allt papper (och digitalt) som rör företaget. Fakturor du skickat och fått, kvitton, avtal och kontrakt, OCR-skanningar av inkommande fakturor, och migrering från andra bokföringssystem — allt finns på ett och samma ställe.

Till skillnad från Ekonomi, där fokus ligger på bokföringen, handlar Dokument om att hitta underlaget. Vilken faktura ligger bakom den där bokföringsposten? Vilket kvitto styrker den avdragsgilla resekostnaden? Det är frågorna Dokument svarar på.

Vad som finns under Dokument

Fakturalista

Samlad lista över kund- och leverantörsfakturor, med status, belopp och snabbsökning. En vy som revisor och bokförare båda använder. Läs mer →

Kvitton

Arkiverade kvitton med belopp, leverantör, kategori och bokföringsstatus. Kvittoagenten läser och föreslår. Läs mer →

Dokument

Avtal, kontrakt, rapporter och övriga företagsdokument. Upp till 7 års obligatorisk arkivering enligt Bokföringslagen. Läs mer →

Import

Flytta bokföring från Fortnox, Visma, Bokio, PE Accounting och andra system. AI-detektion av format, steg-för-steg-migrering. Läs mer →

OCR

Skanna leverantörsfaktura, få fälten extraherade automatiskt. Claude vision läser belopp, OCR, förfallodag, leverantör. Läs mer →

Samband med bokföringen

Varje dokument kan kopplas till en eller flera verifikationer:

Kundfaktura — kopplas till försäljningsverifikationen och betalningsverifikationen.
Leverantörsfaktura — kopplas till kostnadsverifikationen och betalningsverifikationen.
Kvitto — kopplas direkt till kostnadsverifikationen.
Avtal — kopplas ofta inte till en verifikation, men lagras för arkivering (kundavtal, anställningsavtal, försäkringar).

Kopplingarna är avgörande vid revision. När revisorn klickar på en verifikation ska hon kunna öppna dokumentet som styrker den, utan att behöva leta.

Arkivering enligt Bokföringslagen

Bokföringslagen 7 kap 2 § kräver att räkenskapsinformation arkiveras i 7 år från räkenskapsårets slut. Det gäller:

Verifikationer och underlag (fakturor, kvitton).
Huvudbok och grundbok.
Årsredovisningar och revisionsberättelser.
Avtal som påverkar bokföringen.

Redofy arkiverar allt digitalt så länge företagets abonnemang är aktivt. Vid eventuell uppsägning eller övergång till annat system ingår en SIE-4-export av hela bokföringen och en zip-arkiv av alla kopplade dokument, så 7-årsskyldigheten kan uppfyllas oavsett vart du flyttar.

Sökning och åtkomst

Alla dokument är sökbara på:

Filnamn — det ursprungliga namnet filen laddades upp med.
Extraherad text — OCR:ad text från bilder och PDF.
Metadata — belopp, datum, leverantör, kategori.
Kopplad verifikation — ifall dokumentet är bundet till en bokföringspost.

Behörigheten följer rollen: bokförare ser alla företagets dokument, anställd utan bokföringsbehörighet ser bara egna kvitton och lönebesked.