Kvitton

Kvitton är det digitala arkivet över alla kostnadsunderlag — restaurangkvitton, bensinstationer, SJ-biljetter, kontorsmaterial, representation. Redofy tar emot dem som bild, PDF eller vidarebefordrat mejl, läser dem med Kvittoagenten, och föreslår kontering.

Kolumner

• Kvittonummer — genereras automatiskt (REC-<hash>) om inte ett eget anges.
• Leverantör — extraheras från kvittot eller anges manuellt.
• Belopp — inkl moms.
• Momsbelopp — extraherat eller beräknat.
• Datum — kvittodagen.
• Kategori — t.ex. Representation, Resor, Kontorsmaterial.
• Status — pending (väntar godkännande), approved (bokförd), rejected (ogiltig).

Lägga till ett kvitto

Tre vägar:

1. Ladda upp i Redofy. Klicka Nytt kvitto uppe till höger, dra in bilden eller PDF:en. Kvittoagenten startar direkt.

2. Mejla in. Skicka kvittot till din tenants kvittomejl-adress (se Inställningar → Integrationer). Agenten läser bifogade filer.

3. Fotografera i mobilappen. Redofys mobilapp har en kamera-knapp som tar bild, komprimerar och skickar direkt. Den vanligaste vägen in.

När ett kvitto laddats upp:

1. OCR körs. Claude vision läser bilden och extraherar leverantör, totalbelopp, moms per sats, datum och eventuellt OCR-referens.
2. Kategorisering. Kvittoagenten matchar mot tidigare kategoriseringar (“samma leverantör senast = samma kategori”) och föreslår.
3. Verifikationsutkast. Om kvittot hör hop med en bankrad (agenten ser ett matchande belopp och datum på bankkontot) kopplas det ihop automatiskt och ett verifikationsutkast skapas med debet kostnadskonto + kredit 1930.
4. Status pending. Kvittot väntar på att du godkänner utkastet i Ekonomi → Verifikationer → Utkast.
5. Status approved när verifikationen är bokförd. Kvittot är då bundet till verifikationen.

Agentens konfidens

För varje extraherat fält visar OCR-vyn en konfidens (procentsats):

• ≥ 90 % — nästan alltid rätt. Läggs in i utkastet direkt.
• 70–89 % — troligen rätt men osäkert. Markeras med varning, du granskar.
• < 70 % — osäkert. Fältet står tomt i utkastet, du fyller i manuellt.

Låg konfidens beror nästan alltid på dålig bildkvalitet: skugga, skrynklad papper, för låg upplösning. Ta om bilden om du kan.

Kvitto utan mottagare

Ett vanligt scenario: du har ett kvitto men har inte betalat från företagskontot — du la ut privat. Dessa bokförs via förmånsdragning eller kassa-utlägg i privatpersonen-konto (2890). Kvittoagenten känner igen mönstret “ingen matchande bankrad” och föreslår rätt kontering.

Restaurang och representation

Representationskvitton har särskilda skatteregler — bara ett begränsat belopp per person och tillfälle är avdragsgillt, och moms dras bara om kvittot är specificerat. Kvittoagenten identifierar restaurangkvitton och föreslår:

• Rätt konto (6072 Representation avdragsgill eller 6073 Representation ej avdragsgill).
• Dela upp beloppet när det överstiger avdragsgränsen.
• Flagga saknad specifikation — om kvittot är för kortfattat för momsavdrag varnar agenten.

Tip

Sveriges högsta förvaltningsdomstol har avgjort att representationsavdrag kräver att kvittot visar vilka som deltagit och syftet. Skriv på baksidan eller lägg en kommentar i Redofy innan kvittot arkiveras — revisorn kommer fråga efter det.

Ta bort eller ändra

Ett kvitto som är kopplat till en bokförd verifikation kan inte tas bort — det bryter mot Bokföringslagens spårbarhetskrav. Du kan:

• Ändra metadata (kategori, kommentar, leverantörsnamn) — det sparas som en ny version, det ursprungliga ligger kvar.
• Koppla loss från verifikation — blir ett fritt kvitto. Verifikationen är kvar men saknar underlag, vilket revisorn kommer fråga om.
• Ersätta bild — kräver motivering och loggas i behandlingshistoriken.

Kvitton i status pending (ej bokförda) kan raderas utan spår.

Arkivering

Kvitton lagras i minst 7 år enligt Bokföringslagen, parallellt med verifikationen. Originalpappret, om du har det, ska förvaras i 3 år efter skanning — eller makuleras direkt om kvittot kommer elektroniskt från början.