Verifikationer

En verifikation är grundenheten i bokföringen — en händelse som bokförs med debit och kredit som balanserar. Varje verifikation i Redofy uppfyller Bokföringslagens krav på oföränderlighet, spårbarhet och innehåll.

De sju obligatoriska fälten

Enligt Bokföringslagen 5 kap 7 § måste en verifikation innehålla:

1. Verifikationsnummer — tilldelas automatiskt i nummerordning, ingen lucka.
2. Registreringsdag — den dag verifikationen registreras i bokföringen.
3. Transaktionsdag — den dag affärshändelsen ägde rum.
4. Vad händelsen avser — kort beskrivning.
5. Belopp — med debet och kredit som balanserar.
6. Motpart — namn eller organisationsnummer på kund/leverantör.
7. Hänvisning till underlag — länk till kvitto, faktura eller bankavi.

Redofy kontrollerar att alla sju fält är ifyllda innan en verifikation kan bokföras. Ett utkast som saknar fält kan sparas men inte godkännas.

Från underlag till bokförd verifikation

1. Underlaget kommer in — ett kvitto i Dokument-fliken, en banktransaktion från filimport eller e-post, eller en manuellt skapad rad.

2. Agenten läser underlaget — Kvittoagenten extraherar datum, belopp, moms och leverantör. Bankagenten matchar mot kontoplanen och tidigare liknande transaktioner.

3. Bokföringsagenten bygger ett utkast — lägger till motkonton, kontrollerar att debit = kredit, tilldelar rätt momskod, kopplar underlaget.

4. Utkastet hamnar i din förslagslista — under Ekonomi → Godkännanden. Varje fält visar varifrån uppgiften kommer (OCR, bankfält, agentslutsats eller manuell inmatning).

5. Du godkänner eller ändrar — klicka Godkänn om allt ser rätt ut, eller justera fälten först. När du godkänner tilldelas verifikationsnumret och raden skrivs till huvudboken.

6. Avvisa istället — ett avvisat utkast konsumerar inget verifikationsnummer. Det står kvar som ett registrerat förslag men går inte in i bokföringen.

Note

Verifikationsnummer är gapfria (Bokföringslagen 5 kap 1 §). Ett nummer allokeras först när du godkänner — inte när agenten skapar utkastet. Det betyder att du kan avvisa hur många utkast som helst utan att det märks som luckor i serien.

Skapa en verifikation manuellt

Gå till Ekonomi → Verifikationer → Ny verifikation. Fyll i transaktionsdag, beskrivning, motpart, och lägg till debit- och kreditrader tills summan balanserar. Ladda upp underlaget (bild, PDF eller e-postbilaga) och klicka Bokför.

Det manuella flödet är användbart för öppningsbalanser, korrigeringar och poster som inte har något digitalt underlag (t.ex. en manuell avskrivningskalkyl).

Rättelseverifikation

En bokförd verifikation får inte ändras (Bokföringslagen 5 kap 5 §). Om du upptäcker ett fel i en bokförd verifikation gör du en rättelseverifikation:

1. Öppna den felaktiga verifikationen under Ekonomi → Verifikationer.
2. Klicka Rätta.
3. Redofy skapar ett nytt utkast som dels återför den felaktiga posten, dels bokför rätt version.
4. Kopplingen till originalet sparas i fältet corrects_verification_id och visas tydligt i både journal och huvudbok.

Originalet finns alltså kvar — oförändrat — och rättelseverifikationen står bredvid som en spårbar korrigering.

Caution

Ändra aldrig en bokförd verifikation i efterhand via databasen, även om du har administratörsbehörighet. Redofy har en trigger på ledger-tabellerna som vägrar UPDATE och DELETE på verifikationer i status bokförd. Det här är en strukturell garanti, inte en policy — Bokföringslagen uppfylls på databasnivå.

Periodisering

En periodisering är när du fördelar en intäkt eller kostnad över flera perioder för att matcha när värdet faktiskt uppstår.

Exempel: du betalar hela årsprenumerationen på ett verktyg i januari. Istället för att bokföra allt som kostnad i januari fördelas det på 12 månader.

Bokföringsagenten känner igen vanliga periodiseringsmönster (försäkringspremier, hyror, prenumerationer) och föreslår periodisering automatiskt. Du ser förslaget i Ekonomi → Godkännanden med en periodiseringsplan.

Du kan också lägga till periodisering manuellt genom att skapa en verifikation som bokför mot konto 1790 (förutbetalda kostnader) eller 2990 (förutbetalda intäkter), och låta Redofy generera de månatliga upplösningarna.

Behandlingshistorik

För varje verifikation sparas:

• Vem som skapade utkastet (agent eller användare).
• Vem som godkände den.
• Tid och datum för varje steg.
• Prompten och modellversionen om agenten var inblandad.
• Underlagets ursprung (OCR, e-postbilaga, manuell uppladdning).

Behandlingshistoriken uppfyller Bokföringslagen 5 kap 11 § och är sökbar under System → Aktivitetslogg. Den arkiveras i sju år enligt 7 kap 2 §.

Vanliga frågor

Kan jag ta bort en bokförd verifikation? Nej. Det är hela poängen med Bokföringslagens oföränderlighet. Rätta via rättelseverifikation.

Kan jag ändra datum på en bokförd verifikation? Nej. Om datumet är fel — rätta via rättelseverifikation med rätt transaktionsdag.

Vad händer om jag råkar godkänna fel? Öppna verifikationen och klicka Rätta. Rättelseverifikationen balanserar ut felet, och du kan bokföra rätt version i samma flöde.

Kan Bokföringsagenten göra fel? Ja, men den skriver bara förslag. Förslagen går alltid via dig. När du korrigerar ett utkast lär sig agent_policies av korrigeringen — samma typ av misstag ska inte komma tillbaka.