Leverantörsfakturor

En leverantörsfaktura är en faktura du fått av en leverantör. Den ska bokföras, granskas, eventuellt godkännas, och till sist betalas — och varje steg spårar Redofy i bokföringen med en egen verifikation eller statusuppdatering.

Hur fakturan kommer in

Fyra vanliga vägar:

• OCR-uppladdning — du skannar eller laddar upp en PDF, Kvittoagenten + OCR-pipelinen läser fälten. Se Dokument → OCR.
• Mejl-ingestion — vidarebefordra fakturamejlet till faktura+<tenant>@redofy.se. Fältna extraheras automatiskt.
• Manuell registrering — klicka Ny faktura och fyll i fälten.
• Import från annat system — via SIE eller CSV under Dokument → Import.

För varje väg bokförs fakturan på samma sätt:

• Debet kostnadskonto (beroende på vad fakturan gäller) + 2640 ingående moms.
• Kredit 2440 Leverantörsskulder.

Obligatoriska fält

För att Redofy ska kunna bokföra en leverantörsfaktura krävs:

• Leverantör — motparten. Skapas automatiskt i registret om den är ny.
• Fakturanummer — leverantörens eget nummer.
• Fakturadatum — när fakturan utfärdades.
• Förfallodatum — sista betaldag.
• Belopp — totalsumma inkl moms.
• Moms — per sats (25 %, 12 %, 6 %).
• Kontering — vilket kostnadskonto (föreslås av Bokföringsagenten baserat på leverantörshistorik).
• OCR-referens — om fakturan har plusgiro/bankgiro-referens.

Saknas något krävs manuell inmatning innan bokföring.

Livscykel

1. Registrerad — fakturan är inlagd men inte godkänd. Bokförd som leverantörsskuld (kredit 2440).

2. Granskad / godkänd — attestflödet (om konfigurerat) har godkänt fakturan. Se Godkännanden.

3. Betalplanerad — fakturan ligger i betalkön i Bank → Betalningar.

4. Betald — pain.001-filen har skickats, banken har utfört betalningen, Avstämningsagenten har matchat bankraden. Leverantörsskulden kvittas (debet 2440).

5. Avslutad — hela fakturan är hanterad.

Leverantörsreskontran

Leverantörsreskontran är specifikationen av de öppna leverantörsfakturorna — vad du är skyldig varje motpart just nu.

Saldot på 2440 Leverantörsskulder i huvudboken ska alltid vara lika med summan av de öppna fakturor som finns i reskontran. Avstämningsagenten kontrollerar detta vid månadsavstämningen.

Reskontran visas under Ekonomi → Leverantörsfakturor → Reskontra med filter för:

• Öppna — inte betalda.
• Förfallna — passerat förfallodatum.
• Betalda — historik.
• Per leverantör — se vad en specifik leverantör är skyldig.

Kreditfakturor

Om leverantören skickat en kreditfaktura (t.ex. efter returnerade varor):

1. Registrera den som en vanlig leverantörsfaktura men med belopp med minustecken.
2. Koppla den mot originalfakturan om du fortfarande har den som öppen.
3. Redofy kvittar automatiskt — kreditfakturan minskar den öppna skulden till leverantören.

Om originalet redan är betalt och kreditfakturan medför att leverantören ska betala tillbaka till dig, bokförs det som en kundfordran mot leverantören (temporärt) tills betalningen kommer.

Avskrivningar från leverantörsfaktura

Om leverantörsfakturan avser en anläggningstillgång (t.ex. inköp av dator för 35 000 kr) bokförs den inte som kostnad utan som tillgång:

• Debet 1220 Inventarier (eller relevant konto).
• Debet 2640 Ingående moms.
• Kredit 2440 Leverantörsskulder.

Sedan läggs tillgången upp i Anläggningsregistret och avskrivningar görs månadsvis.

Bokföringsagenten flaggar stora inköp automatiskt och föreslår om de ska registreras som tillgångar.

Periodiseringar

Om fakturan avser en tjänst som levereras över flera månader (försäkringspremie, abonnemang, hyra) föreslår Bokföringsagenten periodisering:

• Fakturan bokförs som förutbetald kostnad (1790).
• En periodiseringsplan skapas som upplöser 1/N av beloppet varje månad till respektive kostnadskonto.

Se Periodiseringar för detaljer.

Omvänd skattskyldighet (EU-inköp)

Köp från EU-företag med giltigt VAT-nummer är omvänd skattskyldighet:

• Fakturan kommer utan moms från leverantören.
• Du bokför ingående moms som en fantomtransaktion (ruta 30–32 i momsdeklarationen).
• Du bokför motsvarande utgående moms (ruta 48).
• Nettoeffekten är noll — om momsen är avdragsgill.

Skattagenten hanterar dessa automatiskt vid momsdeklaration. Du ser det i Moms → Momsdeklaration ruta 30–32 respektive 48.

Utländska fakturor (tredje land)

Fakturor från länder utanför EU:

• Ingen moms på fakturan.
• Tull och importmoms hanteras separat via tullmyndigheten.
• Valutakursen fixeras vid fakturadatum; eventuell valutakursdifferens vid betalning bokförs som 7970/7990.

Attest och approval-flöden

Företag med attestregler kan kräva att leverantörsfakturor över ett visst belopp godkänns av specifik person:

• Under 5 000 kr — bokförare godkänner.
• 5 000–50 000 kr — VD eller attesterande person.
• Över 50 000 kr — styrelseordförande eller två i förening.

Reglerna konfigureras under Inställningar → AI → Attestregler. Se Godkännanden för attestflödet.

AI-förslag för kontering

Bokföringsagenten lär sig av hur du konterar återkommande leverantörer:

• Första gången: agenten gissar baserat på leverantörsnamn och belopp.
• Efter några godkännanden: agenten föreslår samma konto konsekvent.
• Efter många månader: kontot är del av agentens minne och föreslås med hög konfidens.

Tip

Om en leverantörs fakturor alltid hamnar på samma konto (t.ex. Telia → 6212) kan du skapa en manuell regel i Minnet så agenten slipper “lära sig” det efter 3–5 godkännanden.

Påminnelser från leverantörer

När leverantören skickar påminnelser:

• Inkomstpåminnelser registreras som ordinära fakturor men markeras som påminnelse av ursprungsfakturan.
• Dröjsmålsränta som leverantören debiterar bokförs på 8420 Räntekostnader.
• Inkassoavgifter bokförs på 6990 eller motsvarande.

Kom i regel ihåg: en påminnelse är inte en ny faktura utan en uppmaning att betala en redan befintlig. Dubbelregistrera inte.

Export

Leverantörsfakturalistan kan exporteras:

• Per leverantör — alla fakturor för en motpart.
• Per period — månadsvis eller kvartalsvis.
• Öppna reskontran — för revisorns granskning vid årsbokslut.

Formaten är CSV, Excel eller PDF.